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Les bibliothèques à l'ère électronique dans le monde de l'éducation, Volume XXVI   Numéro 1,   automne-hiver 1998.

Une bibliothèque virtuelle de périodiques dans les cégeps : une réalité qui dépasse les frontières


Isabelle LAPLANTE, Bibliothécaire professionnelle consultante
Vitrine APO du réseau collégial québécois

Table des matières

Résumé

L'article qui suit propose d'aborder les étapes et les enjeux liés à l'élaboration d'une Bibliothèque Virtuelle de Périodiques (BVP), revues et journaux électroniques). L'auteure explique que le projet de collaboration entre les bibliothécaires de la francophonie, initié par la Vitrine APO du réseau collégial québécois, permet de profiter davantage des possibilités associées aux nouvelles technologies de l'information et des communications (NTIC). La création d'un répertoire de périodiques offrant gratuitement du texte via l'inforoute vient répondre aux besoins de développement des ressources éducatives en langue française. La description de l'ensemble des activités de la bibliothèque virtuelle qui seront présentées, témoignent, par ailleurs, de l'adaptation de la chaîne documentaire traditionnelle à un environnement numérique virtuel. Enfin, l'article démontre que le rôle des bibliothécaires et autres spécialistes de l'information demeure essentiel à l'heure des bibliothèques virtuelles.

Abstract

A Virtual Periodical Library at the Cégeps: Bridging Realities

The author examines the issues and steps involved in developing a project to create a Virtual Library of electronic Periodicals, magazines and newspapers. She describes how this collaborative project among francophone librarians, initiated by Vitrine APO du réseau collégial québécois, is making it possible to take advantage of new information and communication technologies (NICT). The creation of a periodical directory offering free texts via the Information Highway is intended to meet the needs involved in developing educational resources in French. All the activities of the virtual library described here bear witness to, among other things, how the traditional library is adapting to a numeric virtual environment. Finally, the article shows that the role of librarians and other information specialists remains essential in this age of virtual libraries.

Resumen

Una biblioteca virtual de periódicos en los colegios:
una realidad que rebasa las fronteras

El presente artículo se propone abordar las etapas y los retos ligados a la elaboración de una Biblioteca Virtual de Periódicos, revistas y diarios electrónicos.  La autora explica que el proyecto de colaboración entre los bibliotecarios de la francofonía, iniciado por la Vitrina APO de la red de colegios quebequences, permite aprovecharse ventajosamente de las posibilidades asociadas a las nuevas tecnologías de la información y de comunicación (NTIC). La creación de un repertorio de periódicos que ofrece en forma gratuita textos via la autopista de la información es una respuesta a las necesidades de desarrollo de recursos educativos en lengua francesa. La descripción del conjunto de actividades de la biblioteca virtual que se presentan, son testigos de la adaptación de la cadena documental tradicional a un entorno numérico virtual. Finalmente, el artículo demuestra que el rol de los bibliotecarios y de otros especialistas de la información es esencial a la hora de las bibliotecas virtuales.


Introduction

Suite à l'émergence du World Wide Web couplé à Mosaic en 1993, on a vu apparaître une multitude de sites «index» ou répertoires de ressources en ligne. Qu'ils se présentent sous forme de listes ou organisés par thèmes, ces sites ont pour fonction d'offrir des liens vers des sources d'information variées. Dans certains cas, les liens figurant dans l'index sont accompagnés de résumés ou de descriptions des pages recensées. Pourtant, aussi utiles qu'ils puissent paraître, les répertoires de ressources en ligne présentent également des inconvénients. Prenons l'exemple d'une liste de périodiques en version électronique disponibles sur Internet(1). Intéressé par un tel «site index», l'internaute aura sans doute le réflexe de l'ajouter à sa liste personnelle de sites favoris ou signets. Or, il demeure malgré tout dépendant de l'effort que fournit l'auteur à la mise à jour continuelle des informations et liens inscrits. En effet, la déception est grande pour l'internaute qui, après un certain temps, décide de consulter de nouveau le site-répertoire qu'il avait placé sous signet et s'aperçoit malheureusement que plusieurs liens jugés fort intéressants sont inactifs ou même ouvrent désormais sur une page «Error 404 : File not found»!

C'est pour corriger cette situation qu'est née, au début de l'été 1997 (sous l'initiative de la Vitrine APO du réseau collégial québécois, aidée du ministère de l'Éducation du Québec et de l'Académie de Strasbourg), l'idée de créer un outil collectif, regroupant des collaborateurs soucieux de maintenir à jour la validité de ces liens, tout en rendant accessibles, de manière efficace, les périodiques offerts gratuitement dans Internet. Cette collaboration franco-québécoise visait donc à mettre sur pied le projet de la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques (BVP).

Dans le texte(2) qui suit, nous verrons de quelle façon s'organise la mise sur pied de cette bibliothèque. Nous expliquerons d'autre part que la différence entre les bibliothèques réelles et virtuelles n'est pas énorme, puisque plusieurs techniques traditionnelles (planification, acquisition, traitement, classification, etc...) sont aussi appliquées au développement de la version numérique virtuelle. Enfin, il sera clairement démontré que la place des bibliothécaires et autres spécialistes de l'information est préservée et demeure très utile dans un projet de bibliothèque virtuelle.


Quand un océan d'informations nous submerge

Étant donné le taux de croissance actuel et la mouvance de la masse d'informations contenues dans Internet, on comprend vite que pour le créateur de sites-répertoires, le travail documentaire (repérer les sites appropriés, les décrire, les organiser, mais surtout, retourner régulièrement vérifier les adresses URL, ou mettre en place un système de vérification des URL), s'avère une tâche soutenue.

Tout ceci est également vrai en ce qui concerne l'élaboration d'une section virtuelle des bibliothèques actuelles impliquant, en outre, la prise en compte d'une dynamique de sélection et de diffusion de l'information(3).

Jusqu'à maintenant, chaque bibliothèque se donne la tâche de localiser et traiter l'information contenue dans Internet de manière à la rendre accessible, tant aux étudiantes et aux étudiants qu'aux professeures et professeurs issus des différents programmes d'études offerts par les établissements scolaires auxquelles elles se rattachent(4). De cette perspective est née l'idée d'un effort collectif destiné au développement d'un «rayonnage virtuel» contenant des périodiques électroniques. Par conséquent, tout en évitant que chaque bibliothèque s'impose l'ensemble du travail de développement, cette collaboration permet d'offrir à la clientèle scolaire un produit plus complet, et ce plus facilement (puisqu'on ne réfère qu'à un seul «guichet» pour trouver des périodiques électroniques), plus rapidement et à moindres coûts(5).


Édifier une bibliothèque virtuelle

L'automne 1997 fut consacrée à la mise sur pied de la structure du site et de sa base de données. Sous les recommandations de bibliothécaires de différents cégeps et d'une Académie en France, un informaticien a mis en place la structure informatique de la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques(6).

À l'heure actuelle, il est possible pour les bibliothèques d'établir et d'afficher, sur leurs sites Web respectifs, une liste de périodiques accessibles via Internet. Néanmoins, cette tâche exige de la minutie et devient souvent un exercice long et répétitif. C'est pourquoi, non seulement le projet de la BVP vient-il minimiser le temps et l'énergie investis par chaque collaborateur, mais il rend disponible un outil de référence original, soit une «base de données interactive»(7). Enfin, le critère de mise à jour est d'autant plus fiable que les collaborateurs sont invités à vérifier régulièrement les références qu'ils ont eux-mêmes recensées (une méthode automatisée pour vérifier les adresses Internet sera aussi mise en place). De cette façon, les efforts conjugués permettent de maintenir la qualité des liens actifs vers un ensemble de périodiques logés sur l'inforoute. À la fin du mois de juin 1998, seulement quelques mois après son lancement en milieu d'année scolaire, la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques comptait 18 collaborateurs et collaboratrices qui ont répertorié plus de 187 titres de périodiques, dont plus de 95% de titres en langue française!

De plus, ce travail de collaboration nous a amenés à privilégier les NTIC (nouvelles technologies de l'information et des communications) pour développer adéquatement le projet. Ainsi, le site est accessible via toutes les versions des fureteurs courants : Netscape, Internet Explorer, etc. Chaque collaborateur n'a donc qu'à ouvrir une session Internet pour ajouter des notices, les corriger et, bien entendu, consulter et interroger le site de la Bibliothèque Virtuelle des Périodiques. Comme dans le cas d'une bibliothèque traditionnelle, les diverses procédures ont été documentées, et ce, au moyen des pages Web mises à la disposition des collaborateurs. Ainsi, la politique de sélection de même qu'un guide de saisie sont accessibles en ligne et en tout temps.

Le travail à distance effectué par les participantes et les participants implique pour sa part, le recours à des moyens de communication tout aussi «collaboratifs». C'est pourquoi une liste de discussion, fonctionnant par courrier électronique (courriel), a été instaurée permettant aux collaboratrices et aux collaborateurs de poser leurs questions, répondre à d'autres et émettre leurs commentaires sur le déroulement des opérations (aussi bien sur le contenu que sur la structure de la bibliothèque virtuelle). Essentiellement, le travail des collaboratrices et des collaborateurs consiste, d'une part, en l'analyse des pratiques actuelles du traitement des périodiques (sélection, classement, contrôle, etc.) et d'autre part, en l'application de ces techniques à une nouvelle forme de contenu, tout aussi réelle, bien qu'appartenant au monde du virtuel(8). Voyons maintenant ce qui résulte des diverses réflexions liées à la forme que doit prendre la BVP.


Architecture réelle d'une collection virtuelle

La bibliothèque virtuelle partage plusieurs caractéristiques avec la bibliothèque traditionnelle. Dans un premier temps, les collaboratrices et les collaborateurs ont doté la BVP d'une mission et d'objectifs(9). Dans un second temps, les participantes et les participants ont réfléchi sur une politique de développement des collections (i.e. une politique de sélection et d'évaluation des documents). Enfin, les différents modèles bibliothéconomiques de description des périodiques ont permis de mettre au point une configuration efficace du répertoire, de manière à bien décrire les périodiques sélectionnés et à en faciliter l'accès. Chaque notice de périodique contient donc en plus du titre, une brève description du type de contenu retrouvé, le pays ainsi que la ou les langues de publication, la périodicité, et plus important encore, un lien direct qui nous conduit au site du périodique en question, et si elle est disponible, l'URL de la page où l'on retrouve l'option de recherche du périodique(10).

Chaque notice est également pourvue d'une cote classificatoire. En tenant compte de ce qui se fait actuellement dans le domaine de l'organisation des documents (Internet et traditionnel), on pouvait choisir parmi la classification de la Bibliothèque du Congrès américain (cote LC), la classification décimale Dewey, ou encore, un système maison pouvant hiérarchiser les différents sujets(11). L'observation des habitudes en organisation de l'information des milieux collégiaux québécois et français a fait ressortir que le système de classification Dewey, bien que peu utilisé pour organiser des périodiques, correspond aux besoins des différentes clientèles estudiantines et même du grand public(12). Ainsi, les classes Dewey offrent un éventail hiérarchique de plusieurs niveaux de sujets qui permet aux étudiantes et aux étudiants de sélectionner avec précision le sujet qui les intéresse. Par choix, les collaboratrices et les collaborateurs de la BVP se sont limités à la combinaison des trois premiers niveaux des classes Dewey (laissant tomber, de fait, les décimales) : l'étudiant-chercheur sélectionne donc un thème général (000 à 900), précise son sujet à l'aide des dizaines (10 à 90), et s'il y a lieu, spécifie un aspect de son sujet avec les unités (1 à 9). En tout, l'usager dispose d'une possibilité de 1 000 classes!

Vu la diversité des clientèles ciblées (a priori des étudiantes et des étudiants du niveau collégial inscrits à des programmes d'études divers, mais plus largement le public en général), la politique de développement des collections envisagée par la BVP inclut autant les périodiques, revues savantes et journaux, que magazines en lignes et e-zines (Ex. Atout Micro, La Recherche, Éducation et Francophonie, Voir, etc... ). La clientèle du niveau collégial, par exemple, exige le développement d'une vaste collection qui devra satisfaire tant l'étudiant en chimie des solutions que celui inscrit dans un programme de technique de design de la mode.

L'utilisation d'une architecture de type «base de données relationnelle» (Logiciel ACCESS), plutôt que le recours à de simples pages Web, permet, par ailleurs, d'offrir plusieurs fonctionnalités qui se rapprochent des divers services que l'on retrouve habituellement dans une bibliothèque, notamment en ce qui concerne le repérage de l'information. Deux modes d'accès à l'information, bien connus des usagers des bibliothèques traditionnelles, sont également utilisés par la BVP : la recherche et le «bouquinage». La Bibliothèque Virtuelle permet en effet une «recherche simple», qui couvre plusieurs champs d'information, tels le titre du périodique, l'organisme responsable ou l'auteur, la description, les mots-clés et l'intitulé de classe Dewey. On précise ensuite le pays et la langue de publication de même que l'ordre de présentation des résultats et le nombre de notices figurant par page. La «recherche avancée» on vient préciser la requête en la limitant à des champs spécifiques.

Le second mode d'accès à l'information est la navigation. L'une des caractéristiques des bibliothèques traditionnelles est bien entendu de permettre aux usagers de prendre connaissance des sujets couverts par la collection dans l'ordre offert par les rayons. C'est dans cette optique que nous avons choisi d'offrir une classification autre qu'alphabétique dans le but de faciliter le «bouquinage virtuel»(13).

Néanmoins, il est un atout qu'on ne peut attribuer qu'à la Bibliothèque Virtuelle, parce qu'elle se trouve dans Internet : elle «transcende» en quelque sorte les bibliothèques scolaires. En effet, l'étudiante ou l'étudiant, où qu'il se trouve, peut facilement avoir accès à un extrait de la section «bouquinage» par exemple, ou encore à l'affichage de l'interface de recherche de la BVP (la petite boîte de saisie des requêtes), et ce, grâce à la page Web de son établissement scolaire, qui affiche un lien direct avec la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques. Celle-ci permet donc aux usagers d'obtenir rapidement, et de façon «transparente», l'information dont ils ont besoin. La clientèle collégiale des bibliothèques visées n'est pas la seule à pouvoir s'en prévaloir, tous les internautes d'ici et d'ailleurs (soit plus de 129,5 millions d'utilisateurs potentiels dans le monde peuvent le faire!)(14); c'est dire qu'une contribution au projet de la BVP procure l'opportunité de participer à l'élaboration d'un outil de référence dont l'envergure est internationale!

La Bibliothèque Virtuelle comporte un autre avantage, découlant cette fois des deux modes d'accès déjà énoncés : au moment de l'affichage des résultats d'une recherche (simple ou avancée), il arrive qu'on voie également apparaître des liens vers des classes Dewey. En d'autres termes, si le sujet de la requête figure dans l'intitulé de l'une ou l'autre des classes Dewey, cette classe s'affichera automatiquement en guise de suggestion. Dès lors, l'étudiant-chercheur sera invité à bouquiner «dans cette section» où il pourra trouver de l'information complémentaire touchant d'autres aspects de son sujet. Un peu comme si l'étudiant recueillant le livre dont il a besoin sur un rayon de la bibliothèque décidait d'inspecter de façon informelle la section dans laquelle il se trouve, (au cas où il ne trouverait pas d'autres ouvrages relatifs au sujet traité ou à tout autre aspect de ce sujet).

Enfin, la base de données actuelle de la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques ne contient malheureusement pas les textes intégraux de tous les périodiques électroniques répertoriés, entre autres en raison des droits d'auteurs et de l'espace disque nécessaire pour contenir toute cette information. Cependant, un projet pourrait être mis sur pied très bientôt dans le but d'implanter un moteur de recherche sur le site même de la BVP; un projet à surveiller, car un tel moteur permettrait de fouiller les sites des périodiques (déjà recensés par la Bibliothèque Virtuelle), et d'afficher par la suite à l'usager des liens directs vers l'information précisément recherchée. En d'autre termes, ce moteur de recherche agirait comme une pieuvre qui déploie ses tentacules dans tous les périodiques recensés, repérerait l'infomation demandée et indiquerait à l'usager l'endroit exact (la page exacte) où elle se trouve dans chacun des périodiques!  Un tel dispositif, déjà expérimenté avec l'ISEF -- Index des sites éducatifs de la francophonie disponible sur la Vitrine APO, offrirait d'innombrables possibilités en termes de repérage de l'information. Nous y songeons sérieusement.


Le design de l'interface graphique

L'interface destinée à l'usage des utilisateurs (étudiantes, étudiants, enseignantes, enseignants et grand public) accorde une attention particulière à la documentation des différentes composantes de la BVP (i.e. le guide d'aide à la recherche, la page de nouveauté, etc).

Nous nous sommes également préoccupés du caractère convivial de l'interface, en vue d'un accès et d'une interrogation efficaces du site de la Bibliothèque Virtuelle. Pour ce faire, nous avons travaillé en collaboration avec un graphiste(15). Son travail a permis de rendre le site plus attrayant, de lui façonner une image, tout en lui conservant sa rapidité et sa facilité d'utilisation, un facteur non négligeable lorsqu'on pense que l'accès à la BVP est entièrement dépendante des réseaux de transmission de données(16).

Le début du mois de mars (1998) coïncidait avec la mise en place de cette nouvelle interface. Afin de rendre cette réalisation publique, nous avons eu recours à la fois aux moyens traditionnels et aux NTIC : d'une part, lettres et communiqués de presse ont été envoyés aux médias; puis, divers messages ont été acheminés dans des listes de distribution par courriel. En bref, ces communications présentaient le projet et invitaient les gens à collaborer à son contenu. Finalement, en tant que collaborateurs le site a été soumis aux grands répertoires connus (on parle de la Toile du Québec, Yahoo!, Nomade, etc.) ainsi qu'à différents moteurs de recherche importants (par exemple, Alta Vista, Carrefour.net, etc.).


Comme un poisson dans l'eau

Malgré son caractère «virtuel», nous avons vu que la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques possède de nombreux points communs avec la bibliothèque traditionnelle. Le rôle du spécialiste de l'information n'a donc rien perdu de sa pertinence et continue de s'exprimer tant dans le travail de réflexion, de planification et de gestion des ressources (dans le cas de la BVP ces dernières sont davantage documentaires que matérielles et financières), que dans le travail technique d'acquisition, traitement des documents et description bibliographique. À vrai dire, seul le médium change, puisque la façon de procéder ne diffère pas vraiment, à quelques exceptions près.

Nous avons également vu que l'application des nouvelles technologies de l'information et des communications permettent aux participants d'avoir facilement accès au site de la Bibliothèque Virtuelle, et qu'il devient aisé d'effectuer les tâches de saisie, de recherche et de mise à jour de son contenu. Inutile de dire que les collaborateurs et collaboratrices actuels et futurs(17) éprouvent et éprouveront certainement la satisfaction d'avoir contribué au développement et à la mise à jour d'un site fort utile pour la collectivité, offrant ainsi aux différentes clientèles scolaires (mais aussi le grand public) un accès rapide à une vaste collection de périodiques et ce, gratuitement et sans frontières grâce à l'inforoute!

Mentionnons, par ailleurs, que le projet suscite actuellement un vif intérêt de la part des pays d'Amérique latine (dont le Costa Rica), une interface en espagnol ainsi que du contenu dans cette langue devraient être disponibles dans un avenir rapproché. Une version anglophone est également projetée.

Pour toutes ces raisons, la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques procure à ses utilisateurs un outil très avantageux. Jamais il n'aura été aussi facile et économique (en temps et en énergie!) de répondre aux besoins informationnels des professeures et des professeurs et des étudiantes et des étudiants des cégeps, collèges, lycées, de la planète tout entière!  Cet océan d'informations qui nous submerge, à l'heure de la «cyberinformation» (pour employer le concept de Ignacio Ramonet 1997), nous est désormais un peu plus accessible...


Bibliographie


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«From Book Classification to Knowledge Organisation: Improving Internet Resource Description and Discovery», Bulletin of the American Society of Information Science (ASIS), vol. 24, no 1, octobre/novembre 1997, 4 p.



NOTES


(1)
Pour définir la problématique des «périodiques» électroniques, nous avons consulté les textes suivants : Coalliance, 1997; Edwards, 1997; Henley & Thompson, 1997; Machovec, 1997; Rabine & Rich, 1997; Roumieux, 1996.

(2)
Je tiens à exprimer ma gratitude à Paulette Bernhard, qui m'a offert cette opportunité de publication. Je voudrais également remercier ma correctrice Lynda Bouthillier.

(3)
Nous nous référons ici à un répertoire donnant accès à des liens vers des périodiques électroniques. Ce ne sont pas des catalogues de bibliothèques dans lesquels on donne accès à des URL.

(4)
L'article que vous lisez présentement est tiré de la revue de l'ACELF Éducation et francophonie. Celle-ci est un bon exemple de périodique électronique, ce qui nous permet d'illustrer la pertinence et la qualité de contenu que l'on peut retrouver dans Internet.

(5)
Précisons que la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques constitue un index de sites offrant des textes (articles) de périodiques en version intégrale. Elle n'inclut pas les sites diffusant seulement la table des matières du périodique, ou encore, des renseignements concernant la procédure d'abonnement (au périodique en question).

(6)
Cette période coïncide avec mon arrivée en tant que coordonnatrice du projet. Les bibliothécaires présents au début du projet à l'automne 1997 : Alain Vézina (Cégep André-Laurendeau, Jacques Ourliac (Académie de Strasbourg), Anne-Marie Lachance (Collège Bois-de-Boulogne). Puis, depuis janvier 1998, d'autres collaborateurs se sont joint à l'équipe : bibliothécaires, technicien(ne)s en documentation, professeur(e)s et autres spécialistes. À la fin du mois de juin 1998, 18 personnes collaboraient à la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques, provenant de 17 institutions différentes!  La continuité du projet est assurée par la Vitrine APO.

(7)
La base de données a été spécialement créée pour la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques, sur les recommandations des bibliothécaires participants. Étant donné les fonctions limitées à la gestion des périodiques, on ne peut pas la comparer avec un système intégré de gestion de bibliothèque traditionnelle.

(8)
Les documents suivants ont été consultés pour définir ce qu'est le processus de traitement des périodiques «traditionnels» versus électroniques ou faisant partie des bibliothèques virtuelles : Bibliothèques de l'UQAM, 1997; Crawford, 1998; Edwards, 1997; Harter, 1997; Lupovici, 1995; Roumieux, 1996; Sievers, 1997.

(9)
L'énoncé de mission, bien que toujours en développement, est disponible sur la page «Présentation» du site de la BVP.

(10)
La description comprend aussi ces champs :
Pour ce qui est de la cote dewey, voir le paragraphe suivant dans le texte.

(11)
Un exemple de site utilisant la classification de la Bibliothèque Nationale du Congrès américain (LC) : Le site des bibliothèques de la North Carolina State University. On peut aussi voir une adaptation de LC dans le rayon des périodiques, de la Internet Public Library. Pour ce qui est de l'utilisation de la Classification Décimale Dewey, il est entre autre intéressant de consulter le site de CyberDewey de David D. Mundie (1995).

(12)
Certains intitulés des classes Dewey ont été légèrement modifiés afin de préciser les sujets qu'on y retrouve. Par exemple, la classe «000-Généralités» de Dewey, est «000-Actualités, Informatique» dans la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques.

(13)
À moyen terme, les développements de la base de données permettront l'affichage d'un index alphabétique.

(14)
Estimation du nombre d'utilisateurs d'Internet dans le monde pour juillet 1998, par NUA Internet Survey.

(15)
Travail effectué par M. Guy Chagnon, graphiste au Collège Bois-de-Boulogne.

(16)
La bande passante, qui permet un haut taux de transmission des données, est cependant assez large et efficace, à l'endroit où est actuellement logée la bibliothèque.

(17)
Pour participer au développement des collections, ou encore pour devenir collaborateur, nous vous invitons à visiter le site de la Bibliothèque Virtuelle de Périodiques (BVP).
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